長いPDFの募集要項や規約が、
要点・期限・必要書類の確認表になる。

最短ルート

準備するのは、ChatGPTと、確認したい文書のPDF1つです。個人情報や社外秘が入った書類は、使わないでおきます。

次の2つで始められます。

1. PDFを、ChatGPTのプロンプト入力欄の「＋」から「写真とファイルを追加」で添付する（公式の日本語ヘルプにあるPDFの手順）。
2. 「まず貼るプロンプト」の〔ここに入れる〕の部分を自分の文書に書き換え、貼って送る。

公式ヘルプでは、ファイルを添付して、行ってほしい作業を伝えると案内されています。活用例には、文書の要約のほか、文書から見出しやリストを抽出すること、あるトピックに言及している箇所を探すことが挙げられています。

前提

一言で

PDFを添付し、要点・期限・必要書類・注意点の確認表にして、原文のページと見比べる、指示の型。公式の案内は、ファイルを添付し、行ってほしい作業を伝え、回答を確認して追加の質問をする、という流れまでです。4つの段取りとページの添え方は当サイトが組んだ型です。

必要な環境

ChatGPT（ウェブと対応モバイルアプリ）。文書はDOCX・PDF・TXTに対応しています。対応する形式は、モデルやプランで変わることがあります。サイズなどの上限と、プランごとの制限は、公式ページで確認してください。

日本での提供

ChatGPTの対応国・地域に、日本が載っています（公式、10月31日確認）。表示言語に日本語があります（公式）。ファイルの機能は、ワークスペースの設定・地域・クライアントのバージョン・選択したモデルで異なる場合があるとも書かれています。

費用・上限

文書のアップロードは、無料プランでも使えますが、プランごとの上限が適用されます（公式の料金ページでは、ファイルアップロードは無料版が「上限あり」）。ファイルのアップロードには、メインのチャットとは別の上限が設けられる場合があり、混雑する時間帯に上限を下げることがあるとも書かれています。プラン・上限は変わることがあります。公式ページで確認してください。

データの扱い

個人向けプラン（Free・Plus・Pro）では、コンテンツがモデルのトレーニングに使用されることがあります。設定の「データ管理」で「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにできます（公式）。ただし、回答に高評価・低評価を送ると、オフにしていてもその会話全体が改善に使われることがあります（公式）。個人情報や社外秘の書類は、設定にかかわらず、アップロードしないのが無難です。

保存されるファイル

ライブラリが使えるアカウントでは、アップロードしたファイルが会話とは別に保存される場合があります。チャットを削除しても、保存されたファイルは削除されず、別に削除します（公式）。画面の名前や有無は、アカウントによって違うことがあります。ファイルから会話に取り込まれた内容は、その会話に残る場合があります（公式）。

手順

「まず貼るプロンプト」は、この4つをまとめて進める文です。1段階ずつ進めたいときは、同じ会話の中で、次の文を順に送ります。

STEP 1 / 4

PDFを添付して、読み取れた範囲を確認する

このステップでは、PDFを添付し、ChatGPTがどこまで読み取ったかを確認します。確認表は、まだ頼みません。

用語メモ：「テキストが選べるPDF」は、画面上で文字をなぞって選べるPDFのことです。紙をスキャンしたPDFは、文字が画像になっていることがあります。

添付する前に、氏名・住所・電話番号などの個人情報や、社外秘の部分が入っていないかを見ます。入っていれば、その書類は使わないか、その部分を除いたコピーを使います。元のファイルは残します。これは当サイトの注意で、公式の手順ではありません。

最初のメッセージ（PDFを添付して送ります）（タップで全選択 → コピー）

添付したPDFの種類、全体のページ数、最初と最後のページの見出しを教えてください。読み取れなかった部分（画像になった表や図、文字が小さい部分など）があれば、挙げてください。まだ確認表は作らないでください。

公式の日本語ヘルプでは、PDFをアップロードするには、プロンプト入力欄の「＋」を選び、次に「写真とファイルを追加」を選ぶと案内されています。ChatGPTはPDFの中のテキストと、グラフや図などの画像を分析できるとされています。この手順では、PDFをチャットに直接添付します。GPTの知識やプロジェクトに保存したファイルは、埋め込み画像の扱いが違い、自動では分析に含まれない場合があるとされています。

出力イメージ（例・架空の文書）

種類：イベントの出店者募集要項です。全体は12ページです。

最初のページの見出しは「出店者募集のご案内」、最後のページは「申込書」です。

読み取れなかった部分：8ページの図は、文字が小さく読み取れません。

答えが実物と合っているかを、PDFを開いて、ページ数と最初・最後の見出しで見比べます。合っていなければ、ここで言い直します。公式のデータ分析のヘルプには、ファイルを正常にアップロードできても、サイズが大きい・内容が複雑・画像が多いなどの理由で、全体を分析できない場合があると書かれています。足りないときは、特定のセクションを確認するよう頼むか、ファイルを小さく分けます。

STEP 2 / 4

要点・期限・必要書類・注意点の表にする

このステップでは、4つに分けて確認表を作ってもらいます。公式ヘルプは、文書から見出しやリストを抽出する使い方や、関連する引用を抽出する使い方を挙げています。何を知りたいか、どんな列の表にするかを、先に書いておきます。

プロンプト（タップで全選択 → コピー）

進めてください。この文書から、次の4つに分けて確認表を作ってください。①要点（この文書が何についてのものか。3つまで）②期限（申込・提出・支払い・返送などの日付）③必要書類（出すもの、そろえるもの）④注意点（例外、条件、守らないと困ること）。列は「項目」「内容」「原文の言葉」「ページ」にしてください。原文に書かれていない項目は「記載なし」と書いてください。

出力イメージ（例・架空の文書）

要点：市内の事業者が出店できます。出店料は1区画8,000円です。（2ページ）

期限：申込は11月14日までに事務局へ提出です。原文の言葉は「11月14日までに事務局へ提出」です。（3ページ）

必要書類：申込書、営業許可証の写し、保険の加入証明の3点です。（3ページ、7ページ）

注意点：雨天で中止のときの連絡は前日の18時です。返金については「記載なし」です。（5ページ）

表の「ページ」は、PDFを頭から数えた何ページ目かと、紙面に印刷されたページ番号とで、数字が違うことがあります。どちらで答えさせるかを、先に決めておきます。

STEP 3 / 4

期限・金額・条件を、原文の該当ページで確かめる

このステップでは、確認表の行を、原文のPDFで一つずつ確かめます。AIの要約には、読み違いや抜けがあることがあります（当サイトの注意）。とくに期限・金額・条件の行は、原文の該当ページを開き、言葉をそのまま見比べます。

プロンプト（見比べ用）（タップで全選択 → コピー）

確認表の各行について、根拠にした原文の言葉をそのまま引用し、ページを添えて、もう一度表にしてください。原文にない言葉を補った行があれば、その行を挙げてください。引用できない行は「引用できない」と書いてください。

引用された言葉は、PDF閲覧ソフトの検索機能で探すと、ページが分かります。スキャンしたPDFは、文字が画像のため検索できないことがあり、その場合は原文のページを開いて目で探します。見つからない言葉や、ページが違う行は、表が間違っているかもしれない行として、原文を読み直します。

出力イメージ（例・架空の文書）

出店料（2ページ）：原文に「1区画8,000円」とあります。

期限（3ページ）：原文に「11月14日までに事務局へ提出」とあります。

返金（5ページ）：原文に該当する言葉が見つかりません。引用できません。

合わない行は、その行だけを言い直して、表を作り直してもらいます。直った表も、もう一度原文で確かめます。

つまずいたとき

できないこと・確認できていないこと

• この記事の手順は、実際に動かして確認したものではありません。公式資料をもとに整理した型です。
• 出力の例の文書・数字・日付・ページは「出力イメージ」で、架空のものです。実際の表や返答は、文書・設定・時期によって変わります。
• 画面の名前は、公式の日本語ヘルプ（10月31日確認）の表記です。画面の表示とは違うことがあります。
• ChatGPTの表には、読み違いや抜けがあることがあります。「記載なし」とされた行も、読み取れていないだけのことがあります。この記事は、表の内容が正しいことを保証しません。期限・金額・条件は、原文の該当ページで確かめてください。
• ページ番号を添える機能は、公式資料に書かれていません。ページの添え方は当サイトの型で、合っているかは自分で確かめます。
• スキャンした紙の書類（文字が画像になったPDF）で、日本語の文字をどこまで読み取れるかは、公式資料に書かれていないため、確認していません。
• 無料プランで、何ファイルまで、どのくらいの長さの文書を読めるかは、公式ページで確認してください。有料プランの料金や、APIでのファイルの利用、一時チャットでの添付は、確認していません。Go・Business・Enterprise・Eduなど、Free・Plus・Pro以外のプランのデータの扱いも、この記事では扱っていません。
• 契約や規約に同意してよいか、申請や応募の条件を満たすか、費用や税の扱いの判断は、この記事では扱いません。